流畅切换电话系统的10个秘密——第三部分

秘密8-10:沟通和培训

迁移到一个更新、更好的电话系统并不可怕. 在本系列中，巴黎人贵宾厅将分享减少风险和简化流程的十个秘诀.  In 第1部分 和 第2部分 巴黎人贵宾厅分享了与计划和合作有关的秘密.

这里还有三个秘密，可以确保与正确的人分享正确的信息时顺利切换.

教育和信息共享至关重要

对于许多企业来说，电话系统的切换是一个学习的过程. 有些事情你的伴侣知道，而你可能不知道. 相信他们的经验，但要求透明，这样你就知道每一步都发生了什么. 然后，与你的员工分享信息，促进平稳过渡.

8. 有开放的思想和对破坏的容忍

在整个割据过程中保持开放的心态. Your goal isn’t to simply recreate what your old phone system did; rather, 这是为了提高你在整个组织内的沟通能力. 你这么做是有原因的, 毕竟, 你可能需要做一些不同的事情. 这不是一件坏事. 尽管改变有时很困难, 你将收获的好处将会抵偿最初的不适.

例如，当来电者处于等待状态时，您可能已经习惯了线路键会闪烁的电话. 这仍然是可能的, 但这不是现代电话系统的工作方式(“线路”是过去的事). Or, 你的办公桌上可能会有一部实体电话, 但你可以通过切换到PC软手机来释放空间和利用技术进步. 你仍然会拿起电话说“你好”，但你会用一种不同的方式.

抓住过去不放有机会成本:它关上了对你的企业和客户更好的优势的大门. 保持开放的心态，相信你伴侣的经验, 他们可以帮助你以最小的压力解决任何问题.

同样，对干扰有容忍度也很重要. 尽管你的伴侣明白没有人喜欢破坏, 现实情况是，办公室里会有陌生的面孔，交接期间会安装新的设备. 最好的做法是告诉你的员工整个过程，这样他们就能感到投入，并为潜在的干扰做好准备.

同样重要的是要为割据做好准备. 一些小问题就会出现(据说“如果事情没有出错的话, 事情真的非常糟糕”), 这就是巴黎人官方app下载值得信赖的顾问要在小问题升级为大问题之前花大量时间动手解决小问题的原因吗.

这种中断是割裂过程的自然部分, 但是，你可以通过主动地让你的员工做好准备，将他们的影响降到最低.

9. 要求整个过程的透明度

作为一个企业主或经理, 您应该在转换过程的每个阶段坚持定期更新—从最初的计划到安装后. 您(和您的负责人)需要知道在任何时候发生了什么.

例如，一些提供商安排与项目涉众每周更新一次. 这可能意味着五分钟的会议以取得进展, 或者是一个深入的问题解决会议.

频繁的更新和开放的沟通可以缓解焦虑，让你了解情况, 这样你就知道你的项目正在按计划进行，接下来会发生什么. 他们也给予提问和调整的机会. 最终，这种级别的透明度有助于确保项目结果符合预期.

10. 在交接之前培训员工，使他们能够立即处理客户来电

训练是一个成熟的割接策略的核心要素. 在这个过程的早期就计划培训课程, 但是把他们安排得尽可能接近你的切割日期. 这让员工有足够的时间来标记他们的日程表，并帮助他们轻松过渡到一个新的电话系统.

广泛培训，以便管理员和最终用户都能学会如何使用新的电话系统. 事实上，任何打算以任何身份使用该系统的人都应该接受培训. 在培训过程中尽早安排培训日期是个好主意，这样员工就可以相应地进行计划.

离职前的培训能让员工感觉更舒适. 他们会不那么反对改变，并感到自己参与了这个过程, 而不是在没有巴黎人官方app下载的情况下被强加给他们. 那, 反过来, 帮助确保员工做好准备，在交接完成后立即轻松处理客户来电.

一个成功的电话系统切换取决于准备、沟通、教育和参与. 按照这里和里面列出的建议去做 第1部分 和 第2部分 系列-和一个值得信赖的顾问工作-以确保您的割接从开始到结束顺利进行.